グリーンサイトって何?登録のメリット・デメリットとよくある疑問にお答えします

グリーンサイトは、グリーンファイルと呼ばれる労務・安全衛生に関する管理書類を、クラウド上で作成・提出・確認できるサービスです。

グリーンサイトを勧められたので内容を詳しく知りたい方やグリーンサイトへの登録を検討している方向けに、その詳細と登録のメリット・デメリットについて解説しますのでぜひ最後まで読んで参考にしてください。

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グリーンサイトとは

グリーンサイトとは、建設業において元請と下請の間でやりとりされる労務・安全衛生書類の管理をクラウド上で行うことができるサービスです。

この労務・安全衛生書類は、通称「グリーンファイル」と呼ばれています。

このサービスの受託会社「MCデータプラス」によれば、2021年3月時点で利用している元請会社は300社以上に及んでいます。登録企業数70,000社以上、作業員数も1,600,000人を突破している状況です。

またスーパーゼネコン、準大手、中堅・地場から一人親方まで幅広い層に利用されているサービスです。

そもそもグリーンファイルとは

工事を管理・運営するためには、発注者や元請、下請などの間でさまざまな情報を共有する必要があります。

その中でも、労務の安全や施工体制に関する情報をまとめたものがグリーンファイルです。ここでは、そもそもグリーンファイルとは何かを詳しく説明します。

労務安全書類

労務安全書類とは、元請会社に対して下請会社が提出する書類です。下請会社が2次、3次とある場合は、直近上位の下請会社に提出するのが一般的です。

書式は、全建統一様式を利用するケースがほとんどです。以下に提出するべき労務安全書類をまとめました。

名   称内   容
工事安全衛生計画書工事を安全に進めるための方針や目標を記載
工事現場作業員名簿工事に従事予定の協力会社の作業員名簿
安全協議会報告書安全協議会の実施内容の報告書
新規入場者安全衛生教育実施報告書現場に新規入場する作業員の安全教育報告書
車両使用届作業車両の詳細が分かる届出
重機等使用届使用重機の詳細が分かる届出
通勤用車両使用届通勤に用いる車両の報告書
火気使用届熱や炎を生じる作業をする際の届出
危険物・有害物持込使用届有害物質を含む建築材料を使用する際の届出

施工体制台帳関係書類

施工体制台帳関係書類は、一つの建設工事に関わる、元請と協力会社(すべての下請会社)の情報や関係が確認できる書類です。

以下に施工体制台帳関係書類をまとめました。

名   称内   容
施工体制台帳全ての協力会社と作業範囲などが一覧できる台帳
施工体系図上記台帳に基づいて施工分担関係が分る図表
再下請負通知書一次以下の下請契約について元請に報告する書類
施工体制台帳作成通知書元請から下請けに対して行う台帳作成依頼の通知
外国人建設就労者等現場入場届公的ガイドラインに基づく外国人雇用に関する書類

施工体制台帳関係書類についても、書式は全建統一様式を用いることがほとんどです。また、契約関係書類や資格証明書類などのコピーを添付することが義務づけられています。

グリーンサイトに登録する6つのメリット

グリーンサイトは、ペーパーレスやデジタル化の波に乗り利用者が増えているサービスです。また多くのメリットがあるため、今後も利用者の増加が見込まれています。

ここでは、グリーンサイトに登録することで得られるメリットについて解説します。メリットとなるのは以下の6つです。

・人為的なミスを減らせる
・ネット環境があればどこでも書類作成できる
・作業コストを減らせる
・書類をオンラインで提出できる
・作業員の入退場をひと目で管理できる
・サポートが充実している

人為的なミスを減らせる

提出書類が多くなると、記入漏れや帳票漏れなどの人為的ミスが発生しやすくなります。

グリーンサイトでは、未記入の書類や項目があると提出不可となります。またリマインド機能が付加されていて期限切れについても注意喚起されるため、人為的ミスを大幅に軽減することが可能です。

ネット環境があればどこでも書類作成できる

グリーンサイトは、ネット環境とデバイス(パソコン、タブレット、スマホ)さえあれば、会社や現場事務所に行かなくても作業可能です。またすべてWeb上での作業になるので、ソフトのインストールも必要ありません。

ネット環境さえあれば、自宅でのリモートや出先のスマホからでも、確認・書類作成が可能となります。これまでの移動時間や出力などの時間や手間が大幅に削減できます。

作業コストを減らせる

グリーンサイトのメリットの一つは作業コストを減らせることです。

まず書類作成のための基本情報を入力しておくと、それがすべての書類作成に反映されるので、コピペやドラッグの手間がいりません。

もちろん、従業員情報も自動反映されます。また個人が持つ各種資格の記入は、候補が表示されて選ぶだけなので入力作業を格段に効率化できます。

つまり完成した同一の書類があれば、会社名や工事名を変えるだけで大きな手を加えることなく、提出書類を完成させることができるということです。

書類をオンラインで提出できる

グリーンサイトでは、協力会社の作成書類の提出がオンライン上で完結するため、元請けは即時に確認できます。これによって書類を出力したり郵送したりする手間を省くことが可能です。

元請にとっても、この即時性は大きなメリットです。そして協力会社の数が多くなる大規模工事ほど、現れる効果は大きくなります。

作業員の入退場をひと目で管理できる

大規模な工事では、作業員の入退場を正確に把握するだけでも時間と手間がかかります。時間差出勤や交替制など、イレギュラーな入退場が多い現場では特にそうです。

しかしグリーンサイト契約会社に無償で供与される個人別QRコードを利用すれば、リアルな情報をひと目で管理できるため大幅に効率化することができます。

サポートが充実している

 グリーンサイトは、サポートが充実していることでも定評があります。ポイントを以下にまとめました。

・Webマニュアルは操作画面上でいつでも確認できる
・Webマニュアル内で操作方法の説明動画を閲覧できる
・サイトのTOP画面のチャットポットで気軽に問合せができる

また操作画面上にFAQが随時掲載されているので、ちょっとした疑問の回答を直ちにチェックできます。

グリーンサイトのデメリット

グリーンサイトのデメリットとされていることについて紹介します。主なデメリットは以下の3つです。

・登録がめんどうである
・利用料金がかかる
・元請会社に導入されていない場合は効率が悪い

上記についてそれぞれ説明します。

登録がめんどう

グリーンサイトは初期設定の項目数が多く、登録するのが面倒とされています。一度登録すると、その後の書類作成では自動反映されるので便利なのですが、パソコン作業に慣れていない方にとっては面倒に感じるようです。

利用料金がかかる

グリーンサイトは利用するのに料金がかかります。初期設定料金は11,000円(税込)です。

ID利用料は登録する作業員の人数で違ってきます。

1名プラン(一人親方など)なら年5,280円(税込)、10名以下は年13,200円(税込)、作業員の追加は10名単位で毎月プラス1,100円(税込)となります。

ただ、年間ベースで考えれば、書類作成にかかる人件費や郵送費に比較すると安価ではないかと考えられます。

元請会社に導入されていない場合は効率が悪い

元請会社にグリーンサイトが導入されていないと効率は悪くなります。

グリーンサイトは、元請と下請の双方がグリーンサイトに登録していないとクラウド上でのやり取りができないからです。グリーンサイトに登録していない元請には、これまで通り手書きによるグリーンファイル提出になります。

グリーンサイト登録に必要な費用

グリーンサイトは、元請会社と協力会社では料金形態が違ってきます。

協力会社はID利用料のみでグリーンサイトを利用できますが、元請会社は現場を管理するためのプロジェクト利用料が必要です。

グリーンサイト登録に必要な費用をまとめました。

初期設定費用11,000円 
ID利用料1名プラン 4,800円/年10名プラン  13,200円/年 
追加利用料追加10名ごと +1,100円/月 

プロジェクト利用料(金額は税込) 元請会社

初期設定費用 330,000円

元請会社は、上記の他、プロジェクト内容によりコース分け(A~G)された利用料金が発生します。詳しくはグリーンサイトの公式サイトで確認してください。

グリーンサイト

グリーンサイト登録の流れ

グリーンサイトへの登録は、インターネットで公式サイトにアクセスして申込情報を入力することから始まります。元請会社の場合だけ、入力と同時に資料請求する必要がありますが大まかな流れは一緒です。

・インターネットで申込情報を入力する
・必要書類を送付する
・利用料金を支払う

それぞれ説明していきます。

インターネットで申込情報を入力する

グリーンサイトに登録するには、まずインターネットでの申し込みが必要です。

グリーンサイトの公式サイトへアクセスします。申込手順の説明から完了まで、ステップ順で進んでいくので簡単に申し込むことができます。

グリーンサイト

申込情報とは、企業情報や企業・請求担当者、契約内容などの情報です。

それからグリーンサイト申込情報を入力します。グリーンサイト申込情報とは、建設業許可や建設業退職金共済などについての情報です。

必要書類を送付する

申込情報入力フォームを送信すると、グリーンサイトから自動的にメールが返信されてきます。

届いたメールに記載された必要書類を準備し、すべてがそろい次第、運営会社に送付しましょう。必要書類は以下の3点になります。

・利用申込書
メールに、pdfファイルとして添付されてきますので、プリントアウトして必要事項を記載します。書類に押印する印鑑は、法人、個人事業主ともに印鑑登録証明書に記載のある印影でなければなりません。

・登記簿謄本(原本)
一人親方として登録するとき、法人ではなく個人事業主の場合は、登記簿謄本(原本)ではなく住民票(原本)になります。

・印鑑登録証明書(原本)
この印鑑登録証明書を含む、すべての証明書は発行から6カ月以内のものを使用します。

利用料金を支払う

必要書類を送付後、運営会社から請求書が送付されてきます。請求書の内容を精査して、間違いがなければ利用料金を支払いましょう。

振込が確認されると、企業担当者のメールアドレス宛に、ID初期パスワードが送付されます。

グリーンサイトに関するよくある質問

グリーンファイルを効率的にミスなく作成できて、提出や確認もできるということで利用者が増えているのがグリーンサイトです。

ただ初めての導入には、疑問や不安があるものです。グリーンサイトの導入を検討している方によくある質問とその回答をまとめましたので参考にしてください。

一人親方でもグリーンサイトに登録するべきですか?

グリーンサイトは、一人親方の方にも利用していただきたいサービスです。もっと言えば、事務処理はなるべく省力化して、現場作業に集中したいことが多い一人親方の方にこそ利用していただきたいサービスだと言えます。

グリーンサイトを利用すれば書類の作成や確認が効率化できて、記入漏れや更新忘れなどのミスを予防できるからです。

グリーンサイトの利用に本人確認は必要ですか?

グリーンサイトを利用するためにログインするとき、自社のログインIDとパスワードを入力するとログインできるので、その都度本人確認する必要はありません。

ただし従業員情報の登録・更新時に、入力した住所と登録済みの住所が一致しない場合には本人確認が必要です。この場合の本人確認は、作業員本人が本人確認専用窓口に連絡しなければなりません。

グリーンサイトQRとは何ですか?

グリーンサイトQRとは、現場作業員の個人それぞれに発行されたQRコードをカメラにかざすことで現場の入退場の登録ができるアプリです。

グリーンサイト契約会社に無償提供されているiPhone/iPad向けアプリで、2022年2月末時点で全国1,333現場にて利用されています。

作業者の入退場時のストレスや、チェックする管理者の負担軽減に寄与し、現場DXの動きに対応した管理業務アプリとして期待されています。

まとめ

建設業は、他業種に比べると各種作業の効率化が遅れているとされてきました。グリーンサイトは、そのような建設業向けの書類作成用アプリとして誕生し、利用者は増え続けています。

グリーンサイトの持つ、メリット・デメリットを正確に把握し、自社導入の可否を判断していただきたいと考えます。

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